列清需要處理的每份文件
明確列出說明書、申請專利範圍、摘要、圖式及其他需要翻譯的文件，標示相關圖式文字與元件符號。提供目標語言、目的地、使用目的，以及負責顧問的要求。未列出的附件不應默認為已納入服務範圍。
提供技術參考，避免混入舊版本
儘可能提供可編輯檔案；版面配置重要時，可附易於閱讀的參考副本。已核准術語及相關資料應標示參考用途。核對標題、請求項編號、圖式標示與文件版本是否屬於同一工作組合，發現差異應在開始前說明。
保留疑問與修改紀錄
確認技術問題聯絡人，記錄原文歧義與確認決定，避免未附說明便改寫含義不明的內容。文件有變更時，提供標示差異的比較檔，並說明取代對象。翻譯、實質撰寫及申請工作的職責應在範圍中分別說明。
各專案的服務範圍、可受理性、職責、費用及交付安排，均在開始工作前逐項確認。
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