Tenir un tableau de références
Reliez chaque facture au projet, au bénéficiaire, à la devise et au montant. Ajoutez l’état de traitement et les noms des justificatifs disponibles. Séparez les frais différents sur des lignes distinctes.
Documenter les écarts
Ne remplacez pas silencieusement les divergences de montant, devise, référence ou date. Notez la question et la personne chargée du suivi. La présence d’un justificatif ne confirme pas à elle seule toutes les étapes ultérieures.
Clore le dossier avec une synthèse
Rassemblez les résultats convenus et les questions ouvertes. Classez les pièces par projet et référence. Les confirmations et rapprochements fournis dépendent de la mission acceptée.
La portée, la disponibilité, les exigences, l’échéancier et les coûts sont évalués et convenus pour chaque demande.
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